即実践！書類整理・保管の仕組みを作る

”即実践！書類整理・保管の仕組みを作る”


ご訪問頂き、ありがとうございます。簡単管理インストラクターを目指すにわか会計人のヤグナです。

さて、今回は日々の記帳に入るよりも前の段階、書類関係の整理や保存のルールを作っておきましょう。

日々の記帳も領収書や請求書といった書類がしっかりと整理保存されていることが前提となります。ここでその方法と仕組みを作ってしまいましょう。

目次
１．証憑書類の整理、保管の必要性
２．領収書と請求書の整理
３．領収書と請求書の保管

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１．証憑書類の整理、保管の必要性


領収書、請求書、銀行の振込書などの書類は、証憑書類といいます。毎日の帳簿つけが終わったら領収書などはどうしていますか？机の中にぽいしてませんか？

これらの書類は証憑書類と呼ばれ、お金を支出したことを証明する大事な書類です。なにが大事かって？税務署が調査に入った際に、これらの証憑書類の提示を求められることがあるからです。

さて、税務署の担当者になった気持ちで考えてみましょう。ある事業所に調査に来ました。帳簿を見ている中で気になる経費支出がありました。そこであなたは証憑書類の提出を求めたとします。するとどうでしょう、事業主はあちこちを探し始めました。机のの引き出し、タンスの中、あっちのファイル、こっちのファイル・・・お、あったようです。出てきた書類はなにやらボロボロのようです。。こんな状態が続けば、ケチもつけたくなりませんか？そう、税務署の担当者も人間です。しっかり整理されていれば少しの間違いがあっても見逃します。逆に整理が全くされていなければこまかいところまで確認しなければという気持ちが働くものです。

どうでしょうか、証憑書類を整備しておくことの必要性を感じることができたでしょうか？

★完璧ではなく、完璧に見えるを目指す

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２．領収書と請求書の整理


◯支払いの種類ごとにまとめる
ある支払いに関する領収書、請求書、銀行のの振込書などの書類はひとまとめにしておホッチキスどめなどしておきましょう。

◯支払いの日付をもとに月別に整理
領収書の日付をもとに月別に分類しておけば、領収書と帳簿の突き合わせが簡単にできるのでとても便利です。

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３．領収書と請求書の保管


ポイントは探しやすく、紛失しないようにすることです。

◯ビニール袋に入れる
袋に何年何月分のものかわかるようにシールなどを貼っておいて、ビニール袋に放り込んでおくといいでしょう。100円均一で買えますし、袋が透明なので領収書が見えます。
手軽にできるところがこの方法のメリットです。

◯ファイリングしておく
ビニールより綺麗に保存ができます。私の会社では台紙に貼り付けてリングファイルに保存していました。ノートに貼り付けるだけでもいいでしょう。

◯確定申告が終わったらダンボールに放り込む
1年分の書類関係を放り込んでおくと楽です。・・・捨てないようにしてくださいね。帳簿の保存期間は7年間なので、7年は保存しておきましょう。

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最後までお付き合いいただきありがとうございました。

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