文書管理の味方！簡単ファイリングシステム

”文書管理の味方！簡単ファイリングシステム”


ご訪問頂き、ありがとうございます。
簡単管理インストラクターを目指すにわか会計人のヤグナです。


さて、今回の効率化カテゴリーでは文書管理の基本中の基本、
ファイリングシステムの構築を学んでいきましょう！


事業経営をしているとたくさんの文書と付き合わなければなりません。
なるべく早くのうちからファイリングシステムを構築しておいたほうが
よいでしょう。


まずはファイリングシステム構築の必要性を確認します。
次は２段階に分けてファイリングシステムをご提案します。
１段階目は事業を始めたすぐの場合、
２段階目は事業が大きくなり従業員を雇い始めた場合。
それでは見ていきましょう。

目次
１．ファイリングシステム構築の必要性
２．事業はじめたばかりの文書管理の方法
３．事業拡大期のファイリングシステム構築

１．ファイリングシステム構築の必要性

＜ファイリングシステムの必要性＞
○大事な書類をなくさないため
○時間の有効活用のため
○安全管理のため

さて、順番に見ていきましょう。


○大事な書類をなくさないため

当たり前ですが、最重要ポイント！
保存場所を決めてなければ、
書類は紛失してしまいます。
最低限、重要で取り直しが容易でない書類は
ファイリングシステムを作って死守しましょう。



○時間の有効活用のため

よく、あの書類はどこにある？
と、探してしまうことはありません？
私は日常茶飯事です笑
この時間ってすごいもったいないですよね。
よく使う資料については、
ファイリングシステムを構築して、
すぐ取り出せるようにしましょう！



○安全管理のため
文書を紛失したときのリスクですね。
最近、個人情報にはうるさいですし、
税務調査が入って証憑書類がすぐ
出せなければ、それだけで不信に
思われてしまいます。
個人情報書類や検査対象書類について、
ファイリングシステムは必須です。

２．事業はじめたばかりの文書管理の方法

ここでは事業を一人で始めた場合の、
最低限必要なファイリングシステムを
提案します。

命名：ポイ捨て管理法
基本的には、ごみの分別と同じ程度の分類しかしません。
それぞれ分類の箱に放り込むだけという簡単な管理法です。


＜やり方＞
○箱を作って領収書等を放り込んでいくだけ
○売上、仕入、経費、その他の3つの箱を用意。
○月初に一ヶ月分一気に記帳処理。
○その時に台紙に貼ってクリアファイルに保存
○クリアファイルに何年何月分か記入して保存

＜メリット＞
１．非常に簡単
２．作業に時間がかからない

＜デメリット＞
１．古い日付の書類を探すのが困難
２．大分類までの管理しかできない

３．事業拡大期のファイリングシステム構築

ここでは、複数人いる場合、または
事業拡大で書類や人が増加する頃の、
ファイリングシステムをご紹介します。

命名：３種の神器管理法
ボックス・フォルダー・クリアフォルダーを使った機能的管理法
まぁある程度規模のある会社ではやっているでしょう。
私の会社でも同様の手法を取り入れています。

＜やり方＞
○紙を直接入れるのはクリアフォルダー
○クリアフォルダーをフォルダーに入れる
○フォルダーをボックスに立てて保管
○ボックスはワゴンに入れて鍵かけて保管


＜メリット＞
１．小分類、中分類、大分類ができる
小分類＝クリアフォルダー
中分類＝フォルダー
大分類＝ボックス

２．他人でもどこに何があるかわかる
各保存ツールにラベルを貼っておくことで、
誰でもすぐに文書の在り処がわかります。


＜デメリット＞
１．保管作業にかかる作業量が増える
保管する文書や共有者が少ない場合は費用対効果が低い。





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