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パソコン上で書類をシンプルに管理する方法 - 怠け者専用!マイペース個人経営ヒント集

パソコン上で書類をシンプルに管理する方法



”パソコン上で書類をシンプルに管理する方法”


ご訪問頂き、ありがとうございます。
簡単管理サポーターを目指すにわか会計人のヤグナです。


さて、今回はパソコン上での書類管理についてお話をし
ましょう。


書類管理、大変ですよね。パソコン上だって同じです。
むしろ物理的な場所を取らない分、カオスになるのが電子
書類です。これ探す時間も相当な無駄です。


そんな電子書類をどう保存しておくとよいかを今回触れて
見たいと思います。


対象者
○パソコンの中のどこにファイルがあるか探してしまう人


Summary
★フォルダは先に作らない
★フォルダは中5つまで
★名前の付け方が一番大事



これからはデータ管理が大事!


書類管理の方法については、以前の記事で述べさせてい
ただいてますが、これから圧倒的に増えるのはデータで
のやりとり。


書類を管理していても肝心のデータがぐちゃぐちゃなら、
書類が散らばってるのと同じです。


うまく仕組みを作っておけば、あとは放り込んでいくだ
けですし、ルールを決めてしまいましょう!



フォルダ活用術


パソコン上で書類管理しようとすると必ず活躍してくれ
るのが「フォルダ」ですね!


フォルダを活用する上での注意点
★フォルダは先に作らない
★フォルダツリーは5段階まで

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不思議なことに箱を作ると入れたくなるのが人の常。先に
フォルダを用意してしまうと、どんどんデータが増えます。
要らないものは捨てる、これが整理整頓の最大のポイント。

また、「あれこういう分類の仕方の方が使いやすいな」
というのは管理して初めて分かること。その時もうフォ
ルダの中にデータが入っていると、組み直すのが面倒で
す。

データ数が少ないうちはひとまとめにしておいて、
多くなったらフォルダを追加するようにした方が効率的
です。


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フォルダツリーというのは、フォルダの中に更にフォル
ダを作っていくことです。何十回もクリックしてやっと
お目当てのデータを探り当てるようじゃ、とても使いや
すいとは言えません。

多くても5回クリックしたらデータに会えるよう、5回目
以降はフォルダを作らないようにします。



ファイル名の付け方


ファイル名の付け方さえ間違わなければ、パソコンでの
データ管理はできたも同然です!


今は検索機能がついてますから、ファイル名の検討さえ
つけば、どこにあっても検索すればいいだけですから。


最低限こんな感じになってればOK!
→150331 商品A販促チラシ見積書(B社)


こんな感じはダメ!
→販促チラシ見積書


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ポイントは
○「いつ」のデータかをいれる
○同じ名前がいくつも存在しないか



この2点を守るようにファイル名をつければ、検索してそ
こから探し出す必要もありません。
「いつ」は保存年月日をみればわかるという方もいると
思いますが、上書き保存などで簡単に変わってしまうた
め、必ずファイル名の先頭に置きます。
そうすることで、勝手に日付順で並んでくれるメリットも
ありますし!



その他の技


メールも簡単に保存
私はOutlookでしか試したことがありませんが、保存し
たいフォルダを開いて、メール自体をドラックすると勝
手にコピーされます。
結構定型文でメールことって多いでしょう?とても便利^ - ^


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文書をデータ化して保存
スキャナーが必要になりますが、紙を捨てられるのがいい
です!最近の複合機にはスキャン機能ついてます。


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文書でのやりとりを失くす
私は本部にいて支部の人とやりとりすることが多いのです
が、紙でのやりとりはほとんどなくしました。
上長の決済印が必要なものも原本をスキャンして提出をし
てもらってます!
やれ送っただの、やれ送ってないだの、無駄な言い争いも
無用ですし笑



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